Head of Office Management & Executive Assistant (m/w/d)

When it really matters" - nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners ubernehmen genau dann die Fuhrung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.Bei AlixPartners losen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen - schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert fur Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.AlixPartners lebt hybrides Arbeiten - eine flexible Kombination aus Buroprasenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermoglicht.Die Rolle des Office Managers ist - in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen - entscheidend fur das ambitionierte Wachstum der Firma.Was dich erwartetAls Office Manager verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Munchner Buros. Du fuhrst die administrativen Fachkrafte des Standorts - einschlielich ihrer Team Leads - und bist zentrale Anlaufstelle fur Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Daruber hinaus unterstutzt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlassliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz.Diese geschaftskritische Rolle tragt mageblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Munchner Buros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader.Office Management

Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements Munchen - fur einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren TagesbetriebVerantwortung fur Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-QualitatBetrieb einer groen Buroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m) auf hochstem professionellen NiveauEinfuhrung klarer Strukturen, Prioritaten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen ExzellenzWeiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem UnternehmenswachstumSicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards

Executive- / PMD-Unterstutzung

Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlassliche:r Sparringspartner:inEffektive Priorisierung und Entscheidungsunterstutzung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlusselthemen)Hochrangige Executive-Unterstutzung - inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen InformationenUnterstutzung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitaten und FuhrungsformatenLeitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen

Fuhrung der Administrativen Funktionen

Fuhrung und Entwicklung des Admin-Teams - einer der groten Corporate-Services-Funktionen in DACH - einschlielich der Team LeadsForderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau fur eine hochwertige ServiceerbringungAufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im TeamRessourcen- und Workload-Management zur Erfullung der GeschaftsanforderungenForderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-FunktionKultur pragen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgepragte Serviceorientierung vorleben

Internes Relationmanagement

Vertrauensvolle:r Businesspartner:in fur Senior Leadership und PMDsAufbau starker Beziehungen uber alle Funktionen und Fuhrungsebenen hinwegProaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher ServicelevelsGewahrleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Buro

Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen - als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgepragten Getting-things-done"-Mentalitat.Was du mitbringst

Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung einer leistungsstarken administrativen Einheit in einem vergleichbaren professionellen UmfeldAusgepragte Fuhrungs- und Stakeholder-Management-Fahigkeiten - souveran im Umgang mit Senior Leaders und externen PartnernExzellentes Organisationstalent: effektives Zeitmanagement, Priorisierung, Multitasking und Termintreue auch unter DruckFahigkeit, zukunftige Bedarfe zu antizipieren und pragmatische Losungen zu entwickelnKlare Serviceorientierung und Host Mindset" - fur eine erstklassige Erfahrung fur Kolleg:innen und Klient:innenHohes Ma an Eigeninitiative, Motivation und Hands-on-Mentalitat - souveran im Alleingang wie im TeamSchnelle Auffassungsgabe fur neue Systeme und Prozesse sowie Freude am WeiterlernenHohe Genauigkeit und DetailorientierungHervorragende Kommunikationsfahigkeiten in Wort und SchriftDiskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen InformationenDeutsch und Englisch auf muttersprachlichem oder vergleichbarem NiveauSehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)Hochschulabschluss und/oder umfangreiche einschlagige Berufserfahrung

Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups - sprechen Sie uns gerne darauf an.Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wunschen Sie sich eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld? Werden Sie Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.AlixPartners ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fordert. Alle qualifizierten Bewerber werden bei der Einstellung berucksichtigt, ohne Rucksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentitat, nationale Herkunft, Alter, Status als Veteran oder Behinderung.

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