Gestionnaire de bureau Office Manager

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

Diriger et coordonner les operations dune maison funeraire, dun cimetiere ou dun crematorium. Assurer la qualite des services et des produits, pour satisfaire les besoins des familles clientes, pour maximiser les profits prevus au budget de la succursale et maintenir une atmosphere positive pour les employes.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Manages and coordinates the operational activities of a funeral home, cemetery and/or crematory operation. Ensures the highest quality services and products, to satisfy the need of any client family, to maximize budgeted profit plans for the location, and maintain a positive employee relations atmosphere.

RESPONSABILITES DU POSTE

• Supervision de la comptabilite

• Collecter tous les comptes fournisseurs

• Verifier et payer toutes les factures et les comptes

• Gerer les factures et les depots

• Maintenir le compte de petite caisse et s'assurer du bon roulement selon les politiques et les procedures de l'entreprise.

• Rapprochement de comptes .

• Cheques d'avance de fonds .

• Demandes de cheque Same Day Check

• Depots a la banque

• Verification des rapports de depenses

• Suivre les Autorisations de depenses dinvestissements ( CEAs )

Activites doperations

• Faire les commandes de fournitures de bureau et effectuer linventaire.

• Coordonner les commandes et la reception de toute marchandise incluant les souvenirs et les cercueils et maintenir les stocks de voutes, de marqueurs, durnes et de cercueil .

• Superviser les procedures dinstallation des commandes funeraires aupres des departements de terrains et d'entretien.

• Fournir un soutien a direction de la succursale pour s'assurer que tous les contrats et les demandes sont completes dans un delai raisonnable avec la documentation adequate.

• Remplir des rapports de funerailles ou de cimetiere et les archiver adequatement.

• Fournir un soutien au departement des Ventes au besoin, comprehension de JD Powers.

• Assurer le respect de toutes les politiques et procedures de lEntreprise, incluant :

• Les verifications fiscales (SOX)

• Les formations de lUniversite Dignite (DU)

• Les verifications de formations d'enterrement (IVT)

• Les Day Sales Outstandings (DSO) en lien avec les finances et ladministration

• Aider a la preparation ou a la supervision de tout formulaire concernant les funerailles ou le cimetiere.

• Verifier les feuilles de temps et appliquer les politiques et les procedures de l'entreprise.

• Appliquer les procedures de ressources humaines locales incluant les documents dembauche, la verification de permis de ventes de prearrangements, la gestion du dossier de lemploye et autre documentation confidentielle.

• Effectuer les rencontres dorientation aux nouveaux employes.

• Produire un rapport mensuel de la succursale et un rapport de classement des indicateurs de performance cles.

• Maintenir a jour les dossiers des vehicules et les permis.

• Traiter les rapports de depenses.

• Mettre a jour la Liste de prix generale.

• Faire fonctionner le systeme d'alarme et connaitre les codes et les procedures du systeme.

• Aider lors des services funeraires et avec les presentations Honneur & Memoires , au besoin.

• Coordonner les activites quotidiennes avec lunite d'affaires et les autres departements.

• Former les employes a l'application des politiques et procedures de l'entreprise.

• Servir la clientele et les familles avec professionnalisme et compassion .

• Maintenir les dossiers clients a jour .

• Mettre a jour le site web de lentreprise, publier les avis de deces sur le site et dans les journaux.

• Offrir un environnement de travail collaboratif et productif pour assurer la croissance et lepanouissement de l'entreprise et ses employes, procurant un sentiment de fierte et d'appartenance, menant a surpasser les attentes.

• Agir avec solidarite pour enrichir l'environnement de travail .

• Se servir des commentaires de la clientele en collaboration avec le departement des Ventes pour ameliorer l'administration locale et accroitre la performance des employes.

• Executer d'autres taches requises .

Exigences MINIMALES

Formation

• Diplome d'etudes secondaires ou l'equivalent

• Diplome ou formation dun college ou une ecole technique, de preference

Experience

• Deux (2) ans dexperience en tenue de livres, en administration generale, en comptabilite et comptes fournisseurs .

Connaissances, competences et aptitudes

• Maitrise solide de linformatique, dune machine a ecrire, de MS Office, des courriels, dinternet et des outils de bureau de base.

• Excellentes competences de communication ecrite et verbale .

• Grand sens de la compassion, de lintegrite et de la confidentialite .

• Capacite a resoudre des problemes .

• Capacite a faire des taches multiples et a etablir ses priorites .

• Avoir une attention au detail .

• Etre flexible et etre capable de travailler a un bon rythme .

Conditions de travail

En considerant l'environnement de travail associe a ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer:

Environnement de travail

• Tenue professionnelle exigee lors des contacts avec les familles .

Postures de travail

• Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'a 6 heures par jour .

• Monter frequemment des escaliers pour acceder aux batiments .

Exigences physiques

• Effort physique exigeant une dexterite manuelle, y compris lutilisation de documents, de calculatrices, dordinateurs et du telephone

Heures de travail

• Travailler au-dela des heures normales selon les besoins

• Un minimum de voyage requis

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

JOB RESPONSIBILITIES

Accounting Function Oversight

• Collections of all accounts receivable
• Verifications and payments of all accounts payable invoices
• Controls of receipt and deposit of cash payments received
• Maintains petty cash account and disburses the same in accordance with company policies and procedures
• Reconciliations of all accounts
• Cash advance checks
• Same Day Check requests
• Bank deposits
• Verifies/audits cash disbursement reports
• Tracks Capital Expenditure Authorizations (CEAs)

Operational Activities

• Orders supplies for the office and completes inventory counts
• Coordinates the processing of orders and receipt of all merchandise orders including memorials and caskets and the control of storage inventory for vaults and markers, urns and caskets
• Oversees the processing of installation funeral-related orders and orders to the grounds and maintenance departments
• Supports location management to ensure all contracts and work orders are completed in a timely manner with proper documentation
• Schedules incoming orders and drivers for the ambulate service
• Completes various funeral/cemetery reports and files accurately
• Supports Sales as necessary requiring an understanding of JD Powers
• Assures compliance with all Company policies and procedures to include
  • Sarbanes Oxley (SOX) audit
  • Dignity University (DU) training
  • Interment Verification Training (IVT) audits
  • Day Sales Outstandings (DSO) related to financial and administrative areas
• Assists in preparing and/or overseeing all funeral/cemetery-related forms
• Reviews time cards and administers corporate payroll policies and procedures
• Administers local Human Resources (HR) processes such as processing new hire paperwork, verifying pre-need sales licenses, maintaining employee files and other confidential files (I9s, etc.).
• Ensures new associates receive new hire orientation
• Pulls monthly reports from reporting site and create stack ranking reports for key performance indicators
• Maintains vehicle records/licenses
• Processes expense reports
• Updates General Price Lists (GPLs)
• Manages all Alarm Systems (codes, working order, etc.)
• Assists with funeral services and Making Everlasting Memories (MEMs) as needed
• Coordinates daily activities with business unit as well as other departments
• Trains associates in the proper administration of policies and procedures
• Services customers by interacting with families in a professional and compassionate manner
• Maintains and updates customer records
• Updates company website with current obituaries and ensures obituaries are placed in newspapers
• Provides a collaborative, productive workplace environment for associate growth and development that instills pride, a sense of ownership, and the challenge to associates to exceed expectations
• Behaves in a supportive way to enrich the work environment
• Uses customer feedback in conjunction with Sales to improve location administration and strengthen individual associate performance
• Performs other duties as assigned

MINIMUM Requirements

Education

• High school diploma, GED or completion of a diploma-training program at a college or technical school

Experience

• Two (2) years bookkeeping, general office, clerical accounting, and Accounts Payable experience required

Knowledge, Skills and Abilities

• Solid working knowledge of computers, typewriter, MS Office, e-mail, internet and basic office equipment required
• Excellent communication skills both orally and in writing
• High level of compassion, integrity, and confidentiality
• Problem solving skills
• Ability to multi task and set priorities
• Detail oriented
• Must be flexible and able to function in a face-paced environment

Work CONDITIONS

Work Environment

• Professional Dress is required when in contact with families.

Work Postures

• Sitting continuously for many hours per day, up to 6 hours per day
• Climbing stairs to access buildings frequently

Physical Demands

• Physical effort requiring manual dexterity is required, includes paperwork, calculators, computers and phone usage

Work Hours

• Working beyond standard hours as the need arises

Postal Code: H3V 1E5Category (Portal Searching): OperationsJob Location: CA-QC - Montreal